商务礼仪 – 撰写文件

一旦确定了写作的受众，请尝试预测读者可能认为必要的信息，并在写作时将其包含在文档中。这可以通过问自己“WH-questions”来完成。

• 回答 WH 问题– 回答“谁？什么？为什么？在哪里？什么时候？谁？如何？” 会让你在写作内容上领先一步。

• 确定开始和结束– 在收集您对该主题的所有可能想法后，您可以浏览它们并拒绝一些在本文中没有意义的想法。之后，找出对阅读影响最大的想法，并将其放在文章的开头。最后应该有一个想法，以清晰明了的方式总结所有想法。

• 获得第二人称意见– 在提交之前，请务必让某人检查您的书面文本。这为评论提供了客观的第二人称视角，并阻止了您的情绪和放纵。如果内容是机密的且不可共享，请不要这样做。

• 讨论建议并包括改进– 一旦您的朋友提出了一些更改建议，请实施您认为相关的更改。

开发流程

许多人有非常有趣的想法，甚至设法把它们写在纸上。不幸的是，他们的读者群并没有超出特定阶段。这是因为，他们的文笔虽好，思想也恰如其分，但可能是用词不当，或者用了“扼杀在萌芽”之类的谚语，读者可能看不懂。

让我们讨论在校对和修改写作时要记住的 15 件事 –

明晰

• 必须在第一次阅读时理解您的写作。避免使用技术术语、不熟悉的词汇或正式语言。

正式 Vs。现代的

• 我们已收到您的支票。
• 附在此与请找到附件

避免歧义

• 应避免使用具有双重含义的词或使读者感到困惑的句子

• 吃完鱼，基兰和卡兰说话。（谁有鱼？）

避免口语化

• 简而言之与简而言之
• 在这个时代与今天，目前

避免使用多个单词

• 事件之前与之前
• 此时与现在

避免不必要的重复

• 绝对必要
• 结合在一起

仅包含相关信息

• 省略不必要的背景信息。
• 保持句子简短 – 17 个字或更少。

完整性

检查是否包含读者需要的所有信息 –

• WHO？什么？在哪里？什么时候？为什么？如何？

正确性

检查人名和地名的语法和拼写的准确性。

• 他做到了与他做到了。
• 它的颜色已经褪色了。它的颜色已经褪色了。

不要依赖拼写检查

• 输入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不会显示错误。

具体性

给出具体的细节。

• 您的投资计划将获得高额利息。
• 您的投资计划将获得 8% 的利息。

令人信服

使用可信的语言。避免夸张和最高级。

• 总是与通常
• 从不 vs. 很少

礼貌

在你的写作中表现出良好的举止。在传达坏消息时使用被动语态，以避免消极的暗示。例如，

• 我们不能同意合同中列出的条款和条件。
• 需要就条款和条件进行一些讨论。

写在读者心中

• 性别歧视 – 主席，商人
• 居高临下——“当然”、“显然”

使用要点

• 以简单明了的方式传达您的信息。
• 突出显示最重要的信息。