有效的电子邮件写作

电子邮件被广泛用作一种廉价但高效的商业通信工具。电子邮件很少被打印出来，并且被用作软拷贝，因为它很容易存档和检索电子邮件。它受欢迎的原因是它易于访问，从首席执行官到看门人的组织中的每个人都可以使用。

电子邮件是一种以良好呈现、易于阅读和专业适当的方式交流信息的有效方式。许多人将时间不足作为转发不合格电子邮件的原因，这些电子邮件从不完整到难以理解。

许多人将电子邮件误认为是短信，或者至少他们写电子邮件的方法表明如此。考虑到这种情况，让我们讨论文本对话和电子邮件写作之间的区别。

• 短信对话– 在短信对话中，两个人可以交换信息、共享细节、提供更正并以快速的来回沟通方式要求澄清。

• 电子邮件– 与此相比，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作，他们每天可能会收到 20 到 200 封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次询问细节。他们只是想了解电子邮件的内容，读出说明，处理信息，完成任务，并清空收件箱的“未读”部分。

记住这一点，让我们讨论一些编写有效电子邮件的技巧–

• 计划您的消息。

• 使用主题行来吸引读者的注意力。

• 保持您的信息简短明了。

• 不要以小写形式输入整个消息。

• 在发送之前校对您的消息并承担责任。

• 如果您很生气，请在发送电子邮件之前花几分钟冷静下来。

• 不要用大写字母输入您的信息。大写字母被认为是 SHOUTING。

在某些情况下，电子邮件可能不合适。更喜欢在以下情况下打电话给某人 –

• 您必须讨论个人、敏感或机密信息。

• 你会给出坏消息。

• 您的信息很复杂，措辞中可能会丢失含义。

• 你需要立即回应。

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所的首选通信方式，这意味着它们携带大量可能保密的信息。电子邮件中信息的安全性和机密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的指导方针来保护他们的文件和内容。让我们讨论一些最常遵循的准则，以防止滥用电子邮件。

如果出现以下情况，您和您的公司将承担众多法律诉讼的责任：

• 您发送或转发带有攻击性内容的电子邮件。

• 您发送了带有病毒的附件。

• 您未经许可将发件人的电子邮件转发给其他人。

• 您试图伪造他人的电子邮件或从他人的帐户发送电子邮件。

• 您在发送电子邮件时试图向接收者隐瞒您的身份。

• 您未经许可复制属于他人的消息。

格式电子邮件的格式

虽然我们大多数人都会向朋友发送非正式电子邮件，其中可能包含语法错误，但在给同事写信时却并非如此，尤其是当我们想给人留下好印象时，因为这次我们必须更加谨慎和外交。以下是有关电子邮件正确格式的一些一般提示 –

背景

所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或卷轴设计被认为是不专业和分散注意力的。

字体

首选字体是 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。

字体颜色

字体应仅为海军蓝或黑色。

联系方式

签名区域应提及姓名、职务、电子邮件 ID、联系电话、公司徽标和通信地址等官方联系信息。最好避免个人陈述。

名字和姓氏

它们应该使用与电子邮件正文中使用的字体相同的字体，只是大两个字体大小。不推荐使用草书字体。

签名

以下信息应以与电子邮件正文相同的字体和大小提供。

• 指定
• 部
• 公司名称及地址
• 地标和邮政编码。
• 联系电话
• 电子邮件地址
• 公司电话
• 公司传真号码
• 公司网址
• 公司网址

示例–

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   vineet.nanda@tutorialspoint.com
   http://www.tutorialspoint.com/

免责声明（举例）

在电子邮件签名末尾使用标准字体，大小为 8 的免责声明 –

您必须阅读本通知

本电子邮件和任何附件中包含的信息是保密的，可能受版权或其他知识产权保护。未经发件人明确同意，您无权使用或披露此信息

电子邮件示例

尊敬的先生

我收到了您的电子邮件，其中包含联系室内装饰公司的说明。因此，我联系了 Hasta La’ Vista，这是在提供行为培训、模式评估、心理测量分析等方面最著名的组织之一。

他们已经回复了我的电子邮件，并对我们合作的前景感到高兴。他们要求我为他们的代表安排一次会议，以便他们可以亲自拜访我们并解释其余的细节。我已将他们的条款和条件作为名为“条款”的 PDF 附件发送到此电子邮件。请仔细阅读并回复。

期待很快可以收到你的来信。谢谢你。祝你今天过得愉快。

带着敬意