将数据导入 Excel

---

您可能必须使用来自各种来源的数据进行分析。在 Excel 中，您可以从不同的数据源导入数据。一些数据来源如下 –

• 微软访问数据库
• 网页
• 文本文件
• SQL Server 表
• SQL Server 分析立方体
• XML文件

您可以同时从数据库中导入任意数量的表。

从 Microsoft Access 数据库导入数据

我们将学习如何从 MS Access 数据库导入数据。按照下面给出的步骤 –

步骤 1 – 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击获取外部数据组中的从访问。出现“选择数据源”对话框。

步骤 4 – 选择要导入的 Access 数据库文件。Access 数据库文件的扩展名为 .accdb。

出现“选择表”对话框，显示在 Access 数据库中找到的表。您可以一次导入数据库中的所有表，也可以根据您的数据分析需要仅导入选定的表。

步骤 5 – 选择启用多表选择框并选择所有表。

步骤 6 – 单击确定。在导入数据对话框。

正如您所观察到的，您有以下选项来查看您在工作簿中导入的数据 –

• 桌子
• 数据透视表报告
• 数据透视图
• Power View 报告

您还有一个选项——仅创建连接。此外，默认情况下选择数据透视表。

Excel 还为您提供了将数据放入工作簿的选项 –

• 现有工作表
• 新建工作表

您会发现另一个选中并禁用的复选框 –将此数据添加到数据模型。每当您将数据表导入工作簿时，它们都会自动添加到工作簿中的数据模型中。您将在后面的章节中了解有关数据模型的更多信息。

您可以尝试每个选项来查看您正在导入的数据，并检查数据在您的工作簿中的显示方式 –

• 如果您选择Table，现有工作表选项将被禁用，新工作表选项将被选中，Excel 将创建与您从数据库导入的表数量一样多的工作表。Excel 表格出现在这些工作表中。

• 如果选择PivotTable Report，Excel 将表导入到工作簿中并创建一个空的数据透视表来分析导入表中的数据。您可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视表。

  导入的数据表的 Excel 表将不会出现在工作簿中。但是，您会在数据透视表字段列表中找到所有数据表，以及每个表中的字段。

• 如果您选择PivotChart，Excel 将表导入到工作簿中并创建一个空的 PivotChart 以显示导入表中的数据。您可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视图。

  导入的数据表的 Excel 表将不会出现在工作簿中。但是，您会在数据透视图字段列表中找到所有数据表，以及每个表中的字段。

• 如果选择Power View Report，Excel 会将表导入工作簿并在新工作表中创建 Power View 报告。您将在后面的章节中学习如何使用 Power View Reports 分析数据。

  导入的数据表的 Excel 表将不会出现在工作簿中。但是，您将在 Power View 报告字段列表中找到所有数据表，以及每个表中的字段。

• 如果选择选项 –仅创建连接，将在数据库和工作簿之间建立数据连接。工作簿中不显示表格或报告。但是，默认情况下，导入的表会添加到工作簿中的数据模型中。

  您需要根据您导入数据进行数据分析的意图，选择这些选项中的任何一个。正如您在上面所观察到的，无论您选择了哪个选项，数据都会被导入并添加到您工作簿中的数据模型中。

从网页导入数据

有时，您可能必须使用在网站上刷新的数据。您可以将网站上表格中的数据导入 Excel。

步骤 1 – 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击获取外部数据组中的来自 Web。出现“新建 Web 查询”对话框。

步骤 4 – 在地址旁边的框中输入要从中导入数据的网站的 URL，然后单击转到。

步骤 5 – 网站上的数据出现。可以导入的表数据旁边会有黄色箭头图标。

步骤 6 – 单击黄色图标以选择要导入的数据。这会将黄色图标变为带有复选标记的绿色框，如下面的屏幕截图所示。

步骤 7 – 选择所需内容后，单击“导入”按钮。

在导入数据对话框。

步骤 8 – 指定要放置数据的位置，然后单击确定。

步骤 9 – 安排数据以供进一步分析和/或展示。

从网络复制粘贴数据

从网页获取数据的另一种方法是复制和粘贴所需的数据。

步骤 1 – 插入新工作表。

步骤 2 – 从网页复制数据并将其粘贴到工作表上。

步骤 3 – 使用粘贴的数据创建一个表。

从文本文件导入数据

如果您有.txt或.csv或.prn文件中的数据，您可以从这些文件中导入数据，将它们视为文本文件。按照下面给出的步骤 –

步骤 1 – 在 Excel 中打开一个新工作表。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击“获取外部数据”组中的“来自文本”。在导入文本文件对话框。

您可以看到接受.prn、.txt 和 .csv扩展名文本文件。

步骤 4 – 选择文件。选定的文件名出现在文件名框中。打开按钮更改为导入按钮。

步骤 5 – 单击导入按钮。文本导入向导 – 第 1 步（共 3 步）对话框出现。

步骤 6 – 单击分隔选项以选择文件类型，然后单击下一步。

出现文本导入向导 – 第 2 步，共 3 步对话框。

步骤 7 – 在分隔符下，选择其他。

步骤 8 – 在其他旁边的框中，键入 | （这是您要导入的文本文件中的分隔符）。

步骤 9 – 单击下一步。

出现文本导入向导 – 第 3 步（共 3 步）对话框。

步骤 10 – 在此对话框中，您可以为每一列设置列数据格式。

步骤 11 – 完成列的数据格式化后，单击完成。在导入数据对话框。

您将观察到以下内容 –

• 表被选中进行查看并呈灰色。在这种情况下，表格是唯一的视图选项。

• 您可以将数据放在现有工作表或新工作表中。

• 您可以选中或不选中“将此数据添加到数据模型”复选框。

• 做出选择后单击“确定”。

数据出现在您指定的工作表上。您已将文本文件中的数据导入 Excel 工作簿。

从另一个工作簿导入数据

您可能必须使用另一个 Excel 工作簿中的数据进行数据分析，但其他人可能会维护另一个工作簿。

要从另一个工作簿获取最新数据，请与该工作簿建立数据连接。

步骤 1 – 单击功能区上连接组中的数据 > 连接。

出现“工作簿连接”对话框。

步骤 2 – 单击“工作簿连接”对话框中的“添加”按钮。在现有连接对话框出现对话框。

步骤 3 – 单击浏览更多…按钮。出现“选择数据源”对话框。

步骤 4 – 单击“新建源”按钮。在数据连接向导对话框出现。

步骤 5 –在数据源列表中选择其他/高级，然后单击下一步。出现数据链接属性对话框。

步骤 6 – 设置数据链接属性如下 –

• 单击连接选项卡。

• 单击使用数据源名称。

• 单击向下箭头并从下拉列表中选择Excel 文件。

• 单击确定。

出现“选择工作簿”对话框。

步骤 7 – 浏览到要导入的工作簿所在的位置。单击确定。

在数据连接向导对话框出现与选择数据库和表。

注意– 在这种情况下，Excel 将每个导入的工作表视为表格。表名称将是工作表名称。因此，要获得有意义的表名，请根据需要命名/重命名工作表。

步骤 8 – 单击下一步。在数据连接向导对话框出现与保存数据连接文件并完成。

步骤 9 – 单击完成按钮。在选择表对话框。

正如您所观察到的，Name 是作为 TABLE 类型导入的工作表名称。单击确定。

将建立与您选择的工作簿的数据连接。

从其他来源导入数据

Excel 为您提供了选择各种其他数据源的选项。您可以通过几个步骤从这些导入数据。

步骤 1 – 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击获取外部数据组中的来自其他来源。

出现带有各种数据源的下拉菜单。

您可以将任何这些数据源中的数据导入 Excel。

使用现有连接导入数据

在前面的部分中，您已经建立了与工作簿的数据连接。

现在，您可以使用该现有连接导入数据。

步骤 1 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 2 – 单击获取外部数据组中的现有连接。出现现有连接对话框。

步骤 3 – 选择要从中导入数据的连接，然后单击打开。

重命名数据连接

如果工作簿中的数据连接具有有意义的名称以便于理解和定位，这将非常有用。

步骤 1 – 转到功能区上的数据 > 连接。出现“工作簿连接”对话框。

步骤 2 – 选择要重命名的连接，然后单击属性。

在连接属性对话框出现对话框。当前名称出现在连接名称框中 –

步骤 3 – 编辑连接名称并单击确定。数据连接将使用您指定的新名称。

刷新外部数据连接

当您将 Excel 工作簿连接到外部数据源时，如您在以上部分中所见，您希望使工作簿中的数据保持最新，以反映不时对外部数据源所做的更改。

您可以通过刷新与这些数据源建立的数据连接来完成此操作。每当您刷新数据连接时，您都会看到来自该数据源的最新数据更改，包括新的、修改的或已删除的任何内容。

您可以一次仅刷新选定的数据或工作簿中的所有数据连接。

步骤 1 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 2 – 单击连接组中的全部刷新。

如您所见，下拉列表中有两个命令——刷新和全部刷新。

• 如果单击“刷新”，则工作簿中的选定数据将更新。

• 如果您单击全部刷新，则与您的工作簿的所有数据连接都会更新。

更新工作簿中的所有数据连接

您的工作簿可能有多个数据连接。您需要不时更新它们，以便您的工作簿可以访问最新数据。

步骤 1 – 单击表格中包含导入数据文件链接的任何单元格。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击连接组中的全部刷新。

步骤 4 – 从下拉列表中选择全部刷新。工作簿中的所有数据连接都将更新。

打开工作簿时自动刷新数据

无论何时打开工作簿，您都可能希望访问从数据连接到工作簿的最新数据。

步骤 1 – 单击表格中包含导入数据文件链接的任何单元格。

步骤 2 – 单击数据选项卡。

步骤 3 – 单击连接组中的连接。

出现“工作簿连接”对话框。

步骤 4 – 单击“属性”按钮。出现连接属性对话框。

步骤 5 – 单击使用选项卡。

步骤 6 – 检查选项 – 打开文件时刷新数据。

您还有另一个选择 –在保存工作簿之前从外部数据范围中删除数据。您可以使用此选项保存包含查询定义但不包含外部数据的工作簿。

步骤 7 – 单击确定。每当您打开工作簿时，最新数据都会加载到您的工作簿中。

定期自动刷新数据

您可能正在使用您的工作簿将其打开更长时间。在这种情况下，您可能希望在没有您的任何干预的情况下定期刷新数据。

步骤 1 – 单击表格中包含导入数据文件链接的任何单元格。

步骤 2 – 单击功能区上的数据选项卡。

步骤 3 – 单击连接组中的连接。

出现“工作簿连接”对话框。

步骤 4 – 单击“属性”按钮。

出现连接属性对话框。设置属性如下 –

• 单击使用选项卡。

• 检查选项Refresh every。

• 输入 60 作为每次刷新操作之间的分钟数，然后单击确定。

您的数据将每 60 分钟自动刷新一次。（即每隔一小时）。

启用后台刷新

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。这会将 Excel 的控制权返回给您，而不是让您等待几分钟或更长时间才能完成刷新。您可以在后台运行查询时使用此选项。但是，在此期间，您无法对检索数据模型数据的任何连接类型运行查询。

• 单击包含导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

• 单击数据选项卡。

• 单击连接组中的连接。出现“工作簿连接”对话框。

单击属性按钮。

出现连接属性对话框。单击使用选项卡。出现刷新控制选项。

• 单击启用后台刷新。
• 单击确定。为您的工作簿启用了后台刷新。